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        領袖說:連個文件都管不好,你要注意呢
        作者:國??萍?/div>
        時間:2022-01-04

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        (本文引自《領袖說:連個文件都管不好,你要注意呢》

        毛主席說:

        連個文件都管不好,你要注意呢
                在日常工作中,經常會碰到單位領導或工作人員要一份已經閱過的文件,但有些單位的文秘工作人員,第一反應是不知失措,往往要花不少時間,才找到文件,或者翻箱倒柜,鬧得雞飛狗跳,仍然沒有找到文件。

               一、文件找不到,是辦公室文件管理不到位

              當前,我國各級黨政機關、人大、政協機關、軍隊機關、企事業單位處理文電都有文件圈閱制度,最初的發明是源于一次文件找不到。據葉子龍同志的回憶,有一天,毛澤東同志要看一份中央工委發來的關于土改方面的電報。胡喬木同志說,這份電報,毛主席已看過,但毛主席說沒有看到過。毛主席還打電話給葉子龍:“怎么搞的嘛,連個文件都管不好,你要注意呢?!?/span>后來,胡喬木和葉子龍商量,凡是給領導的電報都在臺頭寫上名字,閱后簽個字。他倆向毛主席匯報了這一想法。毛主席說:“立個規矩也好,沒有規矩不成方圓么”,然后他在看過的一份文件上面,寫下“毛、周、任、賀閱”的字樣,然后在“毛”字上畫了一個圈,并簽上日期。作為一項制度,文件圈閱一直堅持到現在。(葉子龍著《葉子龍回憶錄》中央文獻出版社)
               所謂文件管理,是指單位對收到的、制發的各類文件在保管、使用、廢止、銷毀等環節上實行有效的管理。文件管理最考驗一個單位辦公室管理工作是否到位,也是辦公室工作容易“陰溝里翻船”的領域之一。如某市政策研究室一位副主任利用職權,向文書要求借閱內部文件,理由是寫領導講話材料要作參考,文書不執行文件管理的借閱規定,在未經主要領導批準同意的情況下,把若干文件借給了那位副主任。而實際上那位副主任并不是自己要用,而是提供給某大學的老師作課題研究的參考材料,結果造成泄密,被嚴肅查處。因此,各級各單位決不能把嚴格文件管理當作可有可無的小事。

               二、加強文件管理的規范化,前提是堅持制度化管理。

              制度具有依托性和保障性特質。制度只有通過貫穿其中,才能形成一種結構性耦合關系。制度建設更帶有一種自我繁衍、自我擴張、自成一體的內驅力。一項制度發揮作用,通常要依賴于其他相關制度的聲援,制度威力源于體系力量。建立文件管理制度,是加強文件管理規范化的邏輯起點。
              各級各單位要建立健全本機關的文件管理制度,通過規章制度確保管理嚴格規范。文件管理的制度化在一些基層單位如小規模企業、中小學校、社區、村等易被忽視,相對來說,縣以上的黨政機關、人大政協機關、軍隊機關及大專院校、規模以上企業等企事業單位比較重視。但制度化不等于規范化。制度化只是提供有章可循,如果落實不了,與沒有制度完全一樣。 如:有一個單位收到了一份上級機密文件,這樣的機密文件在年底要退回到發文單位的。按規定應當在當晚把這份文件從領導辦公室收回。結果那天領導把這份機密文件帶著出差去了。若干天以后,文書通過領導的聯絡員要這份文件,怎么也找不到。到年底被上級單位通報批評。

               三、提高管理人員素質是文件規范化管理的重中之重內容

              各級各單位特別是縣以上單位要由文秘部門或者專人(一般由文書)統一管理文件。管理文件的文書是重要崗位,人員的政治素質至關重要。無論是專職還是兼職文書都要把政治標準作為配備的第一標準?,F在,我國一些單位對一些文書的配備和管理比較松懈。如某個設區市的黨委和政府辦公室的文書竟然都是臨時聘用人員或非中共人員。不是說臨時工、非黨人員政治素質一定就不好,但對需要保管大量秘密、機要文件的黨政機關來說,文書應是國家機關公務人員、政治面貌應是中共黨員,這是最起碼的政治要求。文書配備不能搞拉郎配,隨便配一個,不但搞不好文件管理,嚴重的還會發生影響極壞的泄密大事。文書不但要有可靠的政治素質,還要有過硬的業務素質。一名合格的文書要對每天經手的各類文件加強學習,了解文件的主要內容,不能停留在機械的登記、收發上。只有了解了文件內容,才不會弄錯、送錯對象,一旦領導或同事要調閱一份已經閱過的文件,就能及時找到。  

               四、如何借閱使用文件,是文件規范化管理的重要環節

               文件是要重復使用的,必然會發生借閱現象。文件借閱必須建立登記批準制度。未經分管文件的領導批準,任何人都無權調取文件。文件流轉過程中,任何人都不得以各種借口將文件帶回家中。一些單位的文件之所以出現遺失或找不到現象,一個重要的原因是被領導弄丟了。如某單位一位領導因白天忙于開會、活動,常把文件帶回家中批閱。文書、人秘科長都不敢提出意見。有一天晚上家里失竊,小偷把公文包偷走了。那位領導發現公文包不在,頓時急出一身冷汗,因為里面有好幾份密級文件。幸好因為沒有什么值錢的東西,小偷把文件扔在小區的草地上,只帶走了包。領導找到那幾份文件,如釋重負。從此,他再也不敢把文件帶回家里了。

             五、文件規范化管理重點在于加強對秘級文件的管理

              一般來說,縣(市、區)以上黨委政府和較大的縣團級單位要有機要保密室和機要閱文室,并按照有關保密規定配備工作人員和必要的安全保密設施設備。單位較小、秘級文件不多的,需配備一個保密柜,存放各類秘級文件。對上級下達的機密性文件和本單位發出的需要保密的文件,要實行三重管理制度。即本單位領導,本部門主管領導和本部門負責人三重負責的管理制度。對需要查閱文件的相關人員,在上報三級領導同意后,由本部門人員監督其查看,查閱完畢后立即歸檔。復制、匯編機密級、秘密級文件,要符合有關規定并經本機關負責人批準。絕密級文件一般不得復制、匯編,確有工作需要的,應經發文機關或者其上級機關批準。復制、匯編的文件視同原件管理。復制件應當加蓋復制機關戳記。翻印件應當注明翻印的機關名稱、日期。匯編本的密級按照編入文件的最高密級標注。

               六、文件的規范化管理,還要規范公文的公開、撤銷、廢止、清退或銷毀

             文件公開發布的時間、形式和渠道,由發文機關確定。經批準公開發布的文件,同發文機關正式印發的文件具有同等效力。文件的撤銷和廢止,由發文機關、上級機關或者權力機關根據職權范圍和有關法律法規決定。文件被撤銷的,視為自始無效;文件被廢止的,視為自廢止之日起失效。不具備歸檔和保存價值的文件,經批準后可以銷毀。銷毀涉密文件必須嚴格按照有關規定履行審批登記手續,確保不丟失、不漏銷。個人不得私自銷毀、留存涉密公文。機關合并時,全部文件應當隨之合并管理;機關撤銷時,需要歸檔的文件經整理后按照有關規定移交檔案管理部門。工作人員離崗離職時,所在機關應當督促其將暫存、借用的文件按照有關規定移交、清退。
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